El detective autónomo. El primer encargo

Uno de los principales miedos a la hora de comenzar a trabajar no tiene nada que ver con tu profesión, sino con el cómo vas a crear la estructura administrativa necesaria para empezar a trabajar.

En este caso concreto, y derivado de un simple ejercicio de identificar, a alto nivel, se detalla el nivel de carga administrativa a realizar por un detective que quiera comenzar su actividad como autónomo. En cualquier caso, y dado que para la administración lo más importantes es ser autónomo, los pasos a seguir son muy parecidos, por no decir iguales, a los de cualquier autónomo.

Yo seré autónomo

Todo autónomo, en especial los detectives que quieran ser autónomos, deben prestar atención a las siguientes obligaciones, que imponen cada una de las diferentes administraciones, en cada una de las diferentes etapas, del ciclo de vida de la apertura de un despacho de detectives.

Alta en la agencia tributaria

El paso previo al inicio de cualquier actividad económica por parte de una persona física es darse de alta en Hacienda, en la delegación correspondiente al domicilio, mediante la presentación del correspondiente modelo 036/ 037, “Censo de empresarios, profesionales y retenedores – Declaración censal de alta, modificación y baja y declaración censal simplificada”

En dicho modelo además de los datos personales y el domicilio de la actividad (si es que lo hay) se debe comunicar a Hacienda el epígrafe de la actividad correspondiente, de cara al impuesto de actividades económicas. Las actividades de investigación privada se clasifican en la agrupación 77 “profesionales de actividades diversas”, del grupo 773, referentes a “Detectives privados y profesionales que prestan servicios de vigilancia, protección y seguridad”.

Alta en la Seguridad Social

En un plazo máximo de 30 días desde que se produce el alta en la Agencia Tributaria el autónomo deberá proceder a darse de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social.

Este trámite se debe llevar a cabo en cualquiera de las administraciones de la Seguridad Social aportando el Modelo TA0521, “Solicitud de alta / baja / variación de datos en el Régimen Especial de Autónomos”, debidamente cumplimentado junto con una copia del Modelo 037 tramitado en Hacienda.

Debe recordarse que en el momento de realizar este trámite se debe escoger la base de cotización, y si se quiere cotizar por desempleo. Al escoger la base de cotización se deberá marcar también la cantidad a pagar mensualmente a la Seguridad Social en concepto de autónomos.

Es importante tener en cuenta las bonificaciones y posibles descuentos que tiene previstos la Seguridad Social en función de la edad o el grado de discapacidad del autónomo. Antes de realizar los trámites sería bueno contactar con el Colegio Oficial de Detectives Privados de la Comunidad Valenciana, o de la Asociación Profesional de Detectives Privados de España, entre otros posibles, para poder conocer si existen algún tipo de descuento o bonificación. En cualquier caso, esta colegiación, también tendrá coste que se habrá que tener en cuenta.

Alta en el Ayuntamiento

Si la actividad se va a desarrollar en un local abierto al público, en vez de en un piso, con las debidas medidas de seguridad escritas en la ley en cualquiera de los casos, se debería proceder a informarse en el correspondiente ayuntamiento de los permisos y licencias que es necesario obtener.

Los trámites son muy diferentes entre los unos ayuntamientos y otros, por lo que será mejor ser asesorado adecuadamente en cada caso. El objetivo será conseguir la licencia del ayuntamiento para la apertura del local.

Entre los aspectos que afectarán a un detective, las principales acciones a realizar será conseguir la licencia de obras, para adecuar el local a la normativa exigida por la Ley. Otro de los requisitos mínimos es el plan contra incendios. Al ser una actividad, la del detective, inocua, ya que no debe generar ninguna molestia a los vecinos, no necesitará de más planes.

Después de comenzar la actividad

Se distinguen en dos apartados, las obligaciones fiscales de presentación y pago de impuestos, así como las obligaciones fiscales para el mantenimiento de los libros necesarios.

Obligaciones fiscales para la presentación y pago de impuestos

Ahora veremos de forma resumida los diferentes modelos que se puede ver obligado a presentar un autónomo a lo largo del año, en función de diversos factores, como por ejemplo tener empleados, tener un alquiler, trabajar para un empleador, etc. Las declaraciones a presentar son:

• Trimestral del IVA (modelo 303, IVA. Autoliquidación): los únicos autónomos que no deben presentarlo son aquellos cuya actividad esté no sujeta o exenta de este impuesto: médicos, profesores, etc. Realmente son muy pocas y deben estar contempladas específicamente por la normativa del Impuesto.
• Anual del IVA (modelo 390, IVA. Declaración Resumen Anual): los autónomos obligados a presentar el modelo 303 deberán presentar a final de año su resumen anual, el modelo 390.
• Trimestral del IRPF (modelo 130, IRPF. Empresarios y profesionales en Estimación Directa. Pago fraccionado): Sólo estarán exentos de esta obligación aquellos autónomos que facturen más de un 70% con retención y así lo hayan comunicado a la Agencia Tributaria en el oportuno modelo 036 ó 037. El resumen anual de este modelo es la Declaración de renta (modelo 100).
• Anual de la renta (modelo 100, IRPF. Declaración y documentos de ingreso o devolución): Este modelo equivale al resumen anual del modelo 130, y lo deben presentar todos los autónomos por el mero hecho de estar de alta como tal, independientemente de si tienen que presentar el modelo 130 o no.
• Trimestral de retenciones e ingresos a cuenta (modelo 111, Retenciones e ingresos a cuenta. Rendimientos del trabajo y de actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de Renta. Autoliquidación): Estos modelos no son tan habituales como los anteriores. Dentro de las posibles retenciones las más frecuentes son las retenciones por el IRPF que se efectúan en las nóminas de los trabajadores o las que figuran en las facturas recibidas de los profesionales independientes.
• Anual de retenciones e ingresos a cuenta (modelo 190, Declaración Informativa. Retenciones e ingresos a cuenta. Rendimientos del trabajo y de actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de rentas. Resumen anual): Este modelos equivale al resumen anual del modelo 111, y presenta la misma información que su versión trimestral pero recogiendo todas las retenciones del año.
• Trimestral de retenciones sobre los alquileres (modelo 115, Retenciones e ingresos a cuenta. Rentas o rendimientos procedentes del arrendamiento o subarrendamiento de inmuebles urbanos): Este modelo declara las retenciones practicadas sobre los alquileres, y lo deben presentar todos aquellos autónomos que estén alquilando un despacho o local.
• Anual de retenciones sobre los alquileres (modelo 180, Declaración Informativa. Retenciones e ingresos a cuenta. Rendimientos procedentes del arrendamiento de inmuebles urbanos. Resumen anual): Este modelos equivale al resumen anual del modelo 115, y presenta el resumen de las retenciones relativas a los alquileres que le han sido practicadas al autónomo a lo largo del año.
• Anual de operaciones con terceros (modelo 347, Declaración Informativa. Declaración anual de operaciones con terceras personas): En este modelo se recogen todas las operaciones realizadas por el autónomo que superen los 3.005€ y no hayan sido declaradas en otro modelo.
• Y no os olvidéis de la forma A39.

Obligaciones fiscales para el mantenimiento de los libros

Libros de registro que resumen toda su actividad, y cuya presentación se le puede exigir en caso de inspección tributaria.

Dichos libros de registro son:

• Libro de registro de facturas expedidas. Este libro de registro no es más que un listado que recoge todas las facturas emitidas por el autónomo durante el desarrollo normal de su actividad, agrupado por periodos (trimestres). Las facturas emitidas deberán seguir un estándar de numeración incremental y continua (sin huecos en la numeración), dificultando así caer en la tentación de emitir facturas a pasado o futuro, o borrar facturas ya emitidas.
• Libro de registro de facturas recibidas: Para ser válida, una factura debe tener los datos del emisor y receptor debidamente cumplimentados (incluyendo el NIF/CIF), así como un número de factura y el importe de la misma, desglosado en base imponible e IVA. Al igual que con el libro de registro anterior, el libro de registro de facturas recibidas no es más que un listado de todos los gastos derivados del desarrollo de la actividad económica del autónomo para los cuales se tenga como justificante una factura. Es importante entender que solamente pueden incluirse en este listado aquellos gastos para los que se tenga una factura válida.
• Libro de registro de gastos: El registro de gastos es un listado de todos los gastos derivados de la actividad económica del autónomo para los cuales se dispone de una factura simplificada como justificante del mismo, en lugar de una factura ordinaria.

Desde el 1 de Enero de 2013 las facturas simplificadas sustituyen a los tickets a todos los efectos y para ser consideradas válidas tienen que indicar claramente la siguiente información: fecha de expedición, número de factura simplificada, el importe e impuestos aplicados (pudiendo mostrarse de forma desglosada o totalizada), información del emisor de la misma (incluyendo el CIF/NIF).

Su diferencia principal respecto a las facturas ordinarias es que generalmente no incluyen la información de receptor y que no suelen mostrar información tan detallada de los productos o servicios incluidos.

• Libro de registro de bienes de inversión: Como bien indica el nombre de este libro de registro, solamente se podrá amortizar la compra de bienes, nunca de servicios. La Agencia Tributaria estipula en 300€ el importe a partir del cual la amortización de un bien es obligatoria (refiriéndose siempre a la base imponible del bien, nunca incluyendo sus impuestos). Por tanto, el autónomo nunca deberá imputar en el libro de registro de facturas recibidas o de gastos ninguna adquisición de bienes cuya base imponible sea superior a 300€, debiendo imputarlo directamente en este libro de registro.

El registro de bienes de Inversión, es un listado de aquellos bienes adquiridos por el autónomo, que por sus características y precio se les supone una vida útil superior a la de un ejercicio (año), y por tanto, la Agencia Tributaria no permite desgravarlos de una sola vez, sino que, en función del bien adquirido, permitirá desgravar un cierto coeficiente en cada periodo hasta llegar a la desgravación del importe total del bien.

Al finalizar la actividad

Al finalizar el negocio, es necesario proceder a un cierre ordenado del mismo. Para ello será necesario realizar la baja presentando la declaración censal (modelo 036 ó 037) en el plazo de un mes.

Presentar la baja en el  Impuesto de Actividades Económicas (solo si está sujeto a este impuesto y se hará en los modelos 840/848, IAE. Declaración de alta, variación o baja en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) y comunicación del importe neto de la cifra de negocios a efectos de IAE (tramitación ante la AEAT. Si está exento servirá con presentar el 036 o 037 anterior) en el plazo de un mes desde el cese de actividad.

Todas estas actividades son independientes a los requisitos que detalla la ley de Seguridad privada, y que son de obligado cumplimiento.

Y como no podría ser de otra manera, el vídeo de la vida de un autónomo, investigado por un detective 😉

Cualquier comentario o modificación al respecto de este post, estaré encantado de poder incluirla, de cara a generar un documento completo y útil para un profesional que empiece a ejercer el oficio como autónomo.

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